Советы заказчикам ивентов.

333 222

Советы заказчикам ивентов.

В настоящей статье вы сможете найти для себя что то новое или убедиться в собственной правоте. Хотите  добавить – пишите на eventUA.

 

1.Обязательно заключайте договор с агентством , где будет максимально подробно перечислены обязанности агентства и параметры мероприятия, которое оно для Вас организовывает (дата, время, место и пр.). Такой, казалось бы, элементарный шаг защитит Ваши финансовые и юридические интересы.

 2.При сравнении и выборе агентства по организации мероприятия обращайте внимание на предлагаемые цены: "качественный" ивент не может стоить дешево. Поэтому насторожитесь, если Вам предлагают выступление артиста - звезды за $1000 и банкет за $10 на 1 персону - и все это в центре города. Вы рискуете либо не получить ничего, либо голодных и недовольных гостей.

3.При составлении сметы по организации мероприятия обязательно учитывайте курс доллара или евро. Лучше переориентировать подрядчика на фиксированную сумму, чем зависеть от зачастую непредсказуемого курса валют, а, следовательно, возможного увеличения расходов.

4.При декорировании площадки живыми цветами советуем вам остановить свой выбор на более "стойких" цветах - герберах, розах, хризантемах, потому что срезанные анютины глазки или тюльпаны могут начать вянуть и опадать уже через 5-6 часов. Еще более "жизнеспособный" вариант - хвойные ветки или растения в горшках, если это, конечно, "пересекается" с общей концепцией мероприятия.

5.Бонусы и бесплатные услуги гостям неизменно пользуются высокой популярностью и служат дополнительным стимулом, для того, чтобы посетить Ваше мероприятие. Тем не менее, планируйте бонусы, исходя из интересов целевой аудитории, учитывая возраст, социальный статус гостей и другие, известные Вам данные.

6.Привлекая спонсоров и партнеров к участию в Вашем мероприятии, ставьте акцент не на том, какое замечательное мероприятие Вы запланировали, а на выгоде, которую получит Ваш партнер, целевой аудитории, количестве и качестве рекламных контактов, упоминание в СМИ.

7.Если Вы собираетесь проводить мероприятие и заказали дым-машину, то предварительно отключите противопожарную сигнализацию. Либо заранее позаботьтесь о купальных принадлежностях и тропических коктейлях.

 8.Если Вы задумали организовать корпоративное мероприятие , то выделите в своем штате "специальное" ответственное лицо, которое будет контролировать процесс подготовки. Для выполнения этой задачи подойдет не обязательно "подкованный", а просто "въедливый" менеджер, четко отслеживающий процессы, время и детали подготовки, а также соблюдение обязательств подрядчиками (артистами, кейтеринговой службой, арендодателями площадки и т.п.).

9.При работе с агентством, организующим для Вас корпоративное мероприятие, наиболее удобная, прозрачная, и, следовательно, честная форма отчетности, при которой агентство "показывает" всю свою затратную часть и отдельно выделяет комиссию. Подобная схема позволяет контролировать и проверять Вашего подрядчика.

10.При проведении промо-акции обязательно возьмите несколько человек "на замену". Промоутеры имеют свойство неожиданно заболевать, уезжать и сдавать экзамены.

11.Если у Вас и Ваших гостей есть любимые песни, которые Вы бы обязательно хотели услышать на Вашем мероприятии, составьте play list этих композиций, и заранее отправьте его DJ . В этом случае вероятность того, что Вы их действительно услышите, приближается к 100%.

12.Планируя съемку корпоративного фильма, необходимо твердо представлять, какие цели он преследует, на какую аудиторию рассчитан. Презентационный фильм для клиентов и внутрикорпоративное кино с элементами юмора - достаточно сложно совместимые жанры, которые требуют разного сценария и подхода.

13. Заказывая декорирование помещения на праздник , в первую очередь надо декорировать зону около сцены, задник сцены и главный вход.

14.Важная персона мероприятия - это ведущий , обязательно договоритесь о личной встрече, рекомендации - это, конечно, большой плюс, но личный контакт даст Вам больше информации.

15. Одно из положительных черт "качественного" агентства по организации мероприятий - предоставление отчетов и информирование Вас, Клиента, о ходе работ по подготовке мероприятия. И чем ближе мероприятие, тем "интенсивнее" с Вами должно вести диалог Агентство.

16.Если Вы планируете мероприятие " team building ", включающее игры и соревнования на открытой площадке, то позаботьтесь о питании сотрудников. Средняя норма фуршета - 1,2 кг еды на 1 человека. Увеличьте норму до 1,7 кг, потому что свежий воздух и физическая активность усиливают чувство голода.

17.Планируя украсить Ваше мероприятие выступлением "звезды" помните, что зачастую стоимость выступления зарубежного артиста на Вашем мероприятии (вместе с проживанием и перелетом ) будет ненамного отличаться от выступления отечественной звезды. Впечатлений же у гостей, обычно остается гораздо больше.

18.Путь гостей на Ваше мероприятие должен быть максимально приятным и удобным. Напечатайте на пригласительном билете схему проезда, поставьте в "спорных" местах указатели, а, еще лучше, "живые указатели" - промоутеров, которые с улыбкой укажут Вашим гостям путь туда, где их с нетерпением ждут.

19.При первичном привлечении подрядчика по звуковому и световому оформлению, проговорите с ним правила безопасности на площадке во избежание несчастных случаев.

20. При организации мероприятия на открытом воздухе, где численность гостей более 300 человек, не забудьте внести в смету расходов машину скорой помощи.

21.Если Ваше мероприятие планируют посетить V.I.P. в сопровождении охраны, то позаботьтесь заранее о том, чтобы вышеуказанная охрана осмотрела площадку перед мероприятием - просто обеспечьте им доступ. Тем самым Вы продемонстрируете гостю высокий уровень мероприятия.

22.При заказе фуршета или банкета на Ваше мероприятие, проследите за тем, чтобы на всех столах "симметрично" стояли одинаковые блюда в одинаковых объемах. При фуршете это позволит Вам избежать толкучки у какого-то определенного стола и блюда, а при банкете это позволит избежать недоумения гостей.

23.Как правило, вокальные микрофоны отстраиваются специально под конкретного исполнителя, с учетом специфики его вокальных данных. Все настройки фиксируются на звукорежиссерском пульте и не подлежат изменениям в течение всего мероприятия. Поэтому для ведущего и выступающих гостей мероприятия, например, директора компании, заказывайте отдельные микрофоны.

24.Часто в процессе подготовки Вашего мероприятия у Вас появляются новые пожелания, предложения и изменения. Профессиональное агентство, бесспорно, обязано гибко отреагировать на ситуацию, однако помните: чем раньше Вы проинформируете Ваше агентство об изменениях, тем лучшее решение оно сможет Вам предложить.


25. Если Вы запланировали какое-либо мероприятие, а бюджет у Вас ограничен, то выходом для Вас может стать фандрайзинг или, попросту говоря, привлечение спонсоров.
 Естественно, это потребует дополнительной работы при подготовке мероприятия, но зато существенно увеличит Ваш бюджет. Главный принцип привлечения спонсоров при такой акции - совпадение целевых аудиторий.
 Например, если Вы устраиваете конференцию, то кофе-брейк Вам может организовать известная марка кофе в обмен на возможность забрендировать фуршетное пространство.

26.Если в рамках Вашего мероприятия запланирована аренда частного самолета, то не забудьте учесть несколько важных моментов:
- Погодные условия. От них зависит не только время вылета / прилета, но и стоимость аренды самолета, куда обычно включают стоимость антиобледенительных реагентов (она возмещается по факту после полета).
 - Аэропорт вылета / прилета. Некоторые аэропорты взимают плату за отдельное обслуживание.
- "Оформление" питания. Есть так называемые "фольга" (то, что подают обычно всем пассажирам на обычных авиарейсах) и "фарфор" (соответственно, подается на тарелках).

27. Как правило, вокальные микрофоны отстраиваются специально под конкретного исполнителя, с учетом специфики его вокальных данных. Все настройки фиксируются на звукорежиссерском пульте и не подлежат изменениям в течение всего мероприятия. Поэтому для ведущего и выступающих гостей мероприятия, например, директора компании, заказывайте отдельные микрофоны.

28.Часто в процессе подготовки Вашего мероприятия у Вас появляются новые пожелания, предложения и изменения. Профессиональное агентство, бесспорно, обязано гибко отреагировать на ситуацию, однако помните: чем раньше Вы проинформируете Ваше агентство об изменениях, тем лучшее решение оно сможет Вам предложить.

 29.Если на мероприятии запланирован трансферт гостей, то непременно поручите одному человеку администрировать этот процесс от начала и до конца. Он должен будет встречать гостей у автобусов, размещать их и координировать отправку. Во время движения он, по возможности, должен находиться рядом с водителем и информировать менеджера на месте обо всем происходящем. Таким образом, вы добьетесь максимальной четкости всего процесса.

30.Заказывая баннер, например, для задника сцены, подумайте о том, как он будет монтироваться. Для простоты монтажа можно заказать люверсы и карманы, или, наоборот, от них отказаться. Кстати, баннерная ткань очень плохо держится на скотче, особенно если баннер больших размеров.

31.Если на мероприятие Вы арендуете бензогенератор, уточните, входит ли в стоимость аренды топливо. Иначе могут возникнуть серьезные непредвиденные расходы.

32. Заказывая световое оборудование на мероприятие, всегда учитывайте естественный свет на площадке. При обычном дневном свете эффективность светового оборудования значительно падает. В подобных условиях повысить эффективность прожекторов могут дым - машины.

33.Если Вы самостоятельно бронируете площадку, на которой планируете проводить развлекательную программу, обязательно не забудьте узнать про гримерку. Ваши гости оценят креативность подхода, если музыканты будут настраиваться в проходе, а танцовщицы переодеваться за соседним столиком, попросив всех отвернуться.

34. Если Вы планируете кейтеринг на Вашем корпоративном мероприятии, нанимая специализированную службу, среди всего прочего поинтересуйтесь, какой пакет документов у данной организации имеется. Будет очень хорошо, если среди всех сертификатов, лицензий и разрешений у кейтеринговой службы будет действующая страховка ответственности организации общепита перед 3-ми лицами, то есть перед Вами, Вашими сотрудниками и гостями.

35.Время аренды площадки - это не только время проведения вашего мероприятия, но также время на подготовительные процедуры: монтаж, декорирование, демонтаж и уборку до и после праздника. Чаще всего площадки включают время на эти работы по умолчанию, однако некоторые могут выставить отдельный счет. Этот момент необходимо уточнить заранее.

36. Существует "правило двух автобусов". Если Вы перевозите гостей в двух и более автобусах, отправьте первый автобус строго по заявленному времени, а второй (или последний) задержите на 10-15 минут, чтобы подождать опоздавших.
Автобусы, ушедшие раньше, пусть едут не торопясь, чтобы отстающие могли их догнать.

37. Планируя бюджет мероприятия, не забудьте заложить сумму на памятные подарки, желательно, если это будет сувенир с элементами фирменного стиля Вашей компании и с фотографией участника. Такой подарок не потеряют!

38.Планируя календарь мероприятия, учитывайте периоды каникул и выпускных. Разница в один календарный день может Вам обойтись в 50% стоимости услуги.

 39.В самом начале отношений попросите агентство закрепить за Вами ведущего менеджера, который будет владеть всей информацией о проекте, чтобы не получилось, что за это отвечает Маша, за это Саша, а про это вообще никто ничего не знает.

 40.Останавливая свой выбор на том или ином Агентстве, помните, что страсть стоит миллиарды: Агентство, которое работает с Вами «страстно», самоотверженно и с полной отдачей, - это Ваше Агентство.

41.При выборе event-агентства сконцентрируйтесь на каждом обещании, которое Вам дало Агентство, и посмотрите, будут ли эти обещания выполнены, проследите, последовательно ли Агентство во всем, что делает.
 Обращайте внимание на то, чтобы с Вами говорили и объясняли понятнее, гораздо понятнее, чтобы каждый сотрудник Агентства, общающийся с Вами, был знаком с искусством ясной коммуникации, чтобы Агентство переходило к делу - убедительно, уверенно и немедленно сделало Вам предложение – иначе Вы можете его вообще никогда не услышать.

42.Выбирая Агентство, акцентируйте свое внимание на то, как оно подает себя: в какой упаковке отправляет Вам документы и материалы, как выглядит его оборудование на мероприятии, ибо «упаковка» Агентства, оформление его услуг – это и есть его сервис, а зрительные образы могут многое рассказать об Агентстве – если вы дадите им такую возможность. Замечайте детали.

 43.Обратите внимание на бренд event-агентства, которое Вы хотите выбрать. Бренд - это бизнес Агентства, это то, чему придается огромное значение. Агентство может игнорировать брендинг , но только на свой собственный страх и риск, и, скорее всего, это ему дорого обойдется. Помните, что бренд бьет качество.

 44.Не рассказывайте сразу о задачах праздника, подождите, задаст ли ключевые вопросы исполнитель. Вы поймете, насколько глубоко Ваш собеседник разбирается в вопросе.

45.Присутствие на сайте агентства в разделе «Клиенты» известных логотипов не всегда означает, что данное агентство действительно успешно работало с указанной компанией и работало ли вообще. Доверяйте, но не стесняйтесь проверять полученную информацию.

Дружеские шаржи , моментальные фотографии, флажки с символикой Вашей фирмы и прочие сувениры, которые гости смогут забрать с собой, помогут продлить эффект от Вашего мероприятия.

46. В случае, когда Ваше мероприятие освещается прессой, не стоит полагаться только на фотографов от СМИ. Обязательно пригласите своего фотографа. В этом случае Вы сможете распоряжаться им по своему усмотрению, получите именно такие кадры, которые Вам нужны, а фотографии вовремя и без задержек, и еще Ваше мероприятие будет показано в ракурсе, который удобен Вам, а не прессе.

 47.Если Вы планируете организовать для своих сотрудников корпоративный выезд в загородный пансионат, то обратите внимание на:
1. Время заезда/выезда и на то, какая сумма взимается за ранний заезд или более поздний выезд.
2. Стоимость дополнительных услуг пансионата. Это поможет Вам предусмотреть возможные дополнительные затраты при планировании бюджета мероприятия.

48.Посмотрите и сравните портфель заказов агентства за последние два года. Если не пришли новые серьезные клиенты, значит что-то не в порядке с этим агентством. В event-бизнесе слухом земля полнится.
 Рекомендация и резонанс - главные маркетинговые инструменты. Поэтому те, кто могут творить, а главное воплощать, не испытывают недостаток в притоке новых крупных клиентов.

49.роме внешних атрибутов обратите внимание на то, как собрана и структурирована информация об исполнителях, ведущих, подрядчиках. Порядок на полках (в компьютере) вполне может означать системный подход, а это - один из позитивных критериев. Беспорядок и хаос же совершенно необязательно означает тонкое творческое начало и креативность агентства.

50.Попросите агентство, претендующее на титул быть поставщиком Ваших услуг, прислать Вам список пяти своих ошибок. Причём укажите, что документ должен подробно описывать вводную ситуацию, проблему и решение. Отметьте, что сведения должны быть легко проверяемы.
Так Вы сможете составить более точную картину репутации агентства. Оперативный ответ будет означать, что в агентстве ведут учёт и анализируют свои ошибки. Умение выходить из сложных ситуаций и способность отвечать за свои действия наиболее ярко проявится у достойного. Еще много разных выводов Вы сможете сделать до того, как примите решение.

51.Хорошее агентство располагает пулом клиентов в процентном соотношении 70:30, где 70%- это постоянные клиенты, пользующиеся услугами компании более года, а 30%- клиенты, обратившиеся в агентство 1-2 раза. Причём постоянные клиенты должны были воспользоваться услугами компании не менее трёх раз. Стоит обратить внимание на величину этих заказов. Попросите агентство предоставить Вам соответствующую информацию и укажите, что Вы бы хотели иметь возможность проверить её достоверность.

52. Не забывайте на наиболее значимые мероприятия приглашать профессионального фотографа и/или видеооператора. В случае видеотрансляции не забудьте сказать подрядчику, что данную трансляцию нужно записывать (цена увеличится на стоимость кассет, а память и отчеты останутся навсегда).

53.Всегда приглашайте специалистов по свету и звуку для просмотра площадки, прежде чем заказывать оборудование для мероприятия. Профессиональная оценка помещения позволит подобрать оптимальный комплект аппаратуры для конкретного места, как по цене, так и по отдаче.

54.Диски с роликами для трансляции на проекционном оборудовании всегда отдавайте подрядчикам заранее и в двух экземплярах. Это даст время на запись ролика в нужном формате (если он был записан не в надлежащем виде), а второй диск "подстрахует" в случае повреждения первого.

55.Попросите агентство заранее разработать несколько вариантов окончания вечера, которые должны использоваться в зависимости от настроения гостей. Например, можно увеличить время, выделенное на дискотеку, или, наоборот, провести больше конкурсов, удерживающих внимание публики.

 56.При предоставлении списка сотрудников, которых будет упоминать ведущий во время торжественной речи, проверяйте расстановку ударения, если не хотите, чтобы генеральный директор прозвучал как Попов.

 57.Профессиональное агентство обязательно предоставит поминутный райдер мероприятия с ответственными лицами и контактными телефонами . Это поможет оперативно решать вопросы на площадке и избавит от неожиданностей в программе.

58. Накануне ночного монтажа не забудьте отправить на площадку список людей. Это позволит Вам избежать ненужных трений со службой безопасности.

59.Ковролин на сцену лучше выбирать в соответствии с корпоративными цветами Клиента. Также нужно учесть сочетание цветов ковролина, задника и рауса.

60. Посещайте мероприятия ваших коллег. Где ещё можно увидеть нового ведущего, причем в действии?

61. Обязательно проведите встречу с предполагаемым Ведущим Вашего мероприятия. Уже на этапе беседы Вы поймете, подходит ли этот человек для Вас и Ваших гостей.

62.Фото event-менеджеров в разделе "контакты" корпоративного сайта - не только мода, но и необходимый элемент коммуникации.

 63.Непредвиденные расходы - это пункт в смете, который позволит вам не беспокоить заказчика во время мероприятия по мелочам. В случае отсутствия таковых трат - деньги можно вернуть клиенту, либо предложить после мероприятия оказание услуг на соответствующую сумму.

64.Не забудьте составить список оборудования, завозимого на площадку. Это позволит вам после демонтажа не забыть своё и не прихватить чужое.

 65.Не выбрасывайте старые задники сцен. В случае аврала клиенту можно предложить что-нибудь из вашей коллекции.

66.Не забудьте заказать задник сцены. Баннер на заднем плане - недорогая, но важная деталь, попадающая в поле зрения камеры и гостей.

67. В процессе подготовки мероприятия на открытом воздухе помните: вряд ли арендованной Вами аппаратуре понравится внезапный дождь с градом. Не забудьте установить тент, который убережет технику, а так же Ваши нервы и деньги! Причем сделайте это до монтажа всего оборудования.

68.Никогда не используйте сцену просто так - раус можно забрендировать. Если у вас на мероприятии есть трансляция, стоит экран и видеопульт, позаботьтесь о логотипе Клиента и поздравительных надписях в формате jpg. Это можно периодически транслировать, тем самым радуя Клиента



333 222Советы заказчикам ивентов.

EVENT КАТАЛОГ

EVENTотека

Скрипач на свадьбу
Что может быть проникновеннее и лиричнее скрипки на таком великолепном событии как свадьба?  ⇒
Фотограф на свадьбу
Вы хотите увидеть первоклассную любовную историю на снимках с вашей свадьбы? Все интересные моменты, яркие эмоции, сумбур и веселую праздничную суету? Мы предлагаем вам гармоничное авторское сочетание репортажных и постановочных фотографий. ⇒
Организация свадеб
Услуги по комплексному подходу в организации свадеб становятся все популярнее ⇒
Заказ тортов
Торты на заказ это красиво, выгодно и доступно ⇒